职位编号:行政支持专员
职级/聘用条款:职级10/12个月合约
《公平劳动标准法案》的规定状态:非豁免
工作地点:皮特曼建筑
直接主管:设施与运营总监

总体描述:

在设施和行动部主任的领导下，行政支助专家为设施和行动部的工作人员执行各种各样的、高度负责的办公室和秘书工作。员工在执行部门的工作时表现出相当的独立性和判断力。

基本工作职能:
提供行政支持，展示撰写备忘录、报告、信函和回复信函所需的技能，并按要求保密。
检查和优先处理所有邮件，包括电子邮件，并根据需要指导相应的员工，并保持通信日志。
维护办公室信件的档案和记录。
监督提交行政领导、主管和州报告的截止日期。
?熟练使用Excel、PowerPoint等软件应用创建和维护各类数据库和产品。
接收、审查和/或开发报告，分发给各个部门以采取适当的行动。
在最低限度的监督下，主动独立完成行政工作。
审核和编辑寄出的信件和材料，确保格式清晰和内容准确。
收集预算和人事数据，准备运营和活动报告。
协助安排总监的会议和约会。
安排电话，视频会议和会议，包括安排后勤，安排空间和时间，并通知与会者。
接待访客和电话咨询，解决问题，并为适当的工作人员筛选来电。
管理特殊项目，确保按时完成任务。
为部门订购办公用品。
与人力资源部紧密合作，处理招聘、选拔和其他人事相关事宜。
处理部门所有与工资相关的工作。
完成指派的其他相关工作。

所需知识、技能和能力:
精通拼写、常用词汇、标点符号和算术。
对现代办公室操作和程序有丰富的知识。
了解设施和运营部的一般组织和职能。
能够独立完成需要组织材料、处理日常行政细节、准备机密报告和合理决策的持续任务。
熟悉Microsoft Office系列产品及相关办公软件;完成复杂的文字处理任务，开发PowerPoint演示文稿，建立和维护Excel电子表格。
较强的校对和编辑能力。
优秀的口头和书面沟通能力和人际关系技巧。
能够同时处理多项任务，对任务进行优先排序，组织工作量，在截止日期前完成任务，并能在压力下工作，同时注意细节。

教育、培训及经验要求:

高中或GED文凭。同事学位优先。有大量负责任的秘书工作经验，在学校和/或中央办公室工作的优先。也可以考虑其他适用的教育、培训和经验的结合，以提供有效工作所必需的知识、能力和技能。